Ga naar hoofdinhoud

Offertes

De volgorde en benamingen van verkoop gerelateerde acties in Leany volgt de klassieke volgorde bekend van vele CRM-systemen. We beginnen altijd vanuit een offerte of order.

Diagram

Een nieuwe offerte maken​

Om een nieuwe offerte te starten zijn er 2 mogelijke start opties:

  • Via de klantfiche onder de tab verkoop kan je bij offertes op de + knop duwen om een nieuwe offerte voor de klant aan te maken.
  • Via het hoofdmenu: Verkoop en op de knop +nieuw in de offerte tabel. Dan kies je de klant uit de lijst en de offerte wordt gestart.

Offerte nummering​

Net zoals alle documenten die in Leany worden aangemaakt krijgen offertes automatisch een uniek nummer. Dit nummer bestaat altijd uit:

  • De afkorting OFF
  • Het jaartal
  • De opéénvolgende unieke nummer

Dus als je een document nummer ziet zoals: OFF202500016 dan is dit de 16de offerte gemaakt in 2025. Alle documenten in Leany volgen deze logica.

De offerte bouwer​

De offerte bouwer bestaat uit het volgende:

  • Een tab offerte, waar de offerte wordt opgemaakt.
  • Een tab bestanden, waar extra documenten en foto's gelinkt aan deze offerte toegevoegd kunnen worden.
  • Een tab offerte acties, waar acties gelinkt aan de offerte kunnen uitgevoerd worden.

Bovenaan iedere offerte zie je altijd een balk met de naam van de klant, de offerte nummer en de medewerker die deze offerte heeft gemaakt. Onder deze balk vind je de inhoud van de offerte. De offerte bouwer

Offerte inhoud​

De offerte inhoud zal natuurlijk leeg zijn wanneer je start aan een nieuwe offerte, er zijn 3 opties om dingen toe te voegen aan een offerte:

  • Een artikel uit de artikeldatabase
  • Een nieuwe regel type artikel (vrij in te vullen)
  • Een nieuwe regel type notitie (vrij in te vullen)

Artikeldatabase​

Om een artikel vanuit de artikeldatabase toe te voegen aan de offerte klik je op de Artikel+ Knop rechtsboven. Meer info over hoe je artikels kan toevoegen aan de database vind je in het hoofdstuk artikels.

Na het drukken op de knop opent een zoekscherm waar je in je artikeldatabase kan zoeken. Selecteer de artikels die je wenst toe te voegen door op de artikels te klikken, je vindt onderaan een overzicht met geselecteerde artikels terug, zodra je gereed bent druk je op bevestig selectie op alle artikels toe te voegen aan de offerte. Artikeldatabase

Nieuwe regel​

Om een nieuwe vrij in te vullen regel toe te voegen druk je op +Nieuwe Regel er verschijnt een nieuwe lege artikelregel in de tabel. Indien je dit wenst kan je van deze regel ook een notitie maken door het type te wijzigen van artikel naar notitie in de typekolom. Zodra je gereed bent met het invullen van de gegevens van je regel druk je op het vinkje rechts in de regel om de regel te bevestigen.

Nieuwe regel

BTW​

Leany ondersteunt het gebruik van verschillende btw regimes op één document. Dit betekent dat je per regel kan kiezen welk btw-tarief voor deze regel wordt gehanteerd. Je kan alle regels naar hetzelfde btw-regime zetten door in de kolom btw op het pijltje naast de titel te klikken. Leany ondersteund:

  • 0% btw
  • 6% btw
  • 9% btw
  • 12% btw
  • 21% btw

Indien je een ander internationaal btw-tarief nodig hebt kan dit altijd bijgevoegd worden

Belangrijke tips​

Opslaan​

Zodra er niet opgeslagen wijzigingen zijn in de offerte wordt er altijd een rode melding bovenaan getoond. Het is enorm belangrijk dat je altijd op opslaan duwt anders gaan je wijzigingen verloren.

Kopiëren en plakken​

Het is mogelijk om de inhoud van een document to kopiëren en plakken tussen verschillende documenten. Dit kan je doen door op knop links van Artikel+ te klikken. Zodra je de inhoud hebt gekopieerd kan je naar een ander document gaan om deze dan weer te plakken. Op deze manier kan je bijvoorbeeld zéér snel verschillende varianten van dezelfde offerte maken. Een andere toepassing hiervan is het voor opmaken van standaard offertes en deze dan kopiëren om zo tijd te besparen.

Tekst van bevestigde lijn wijzigen​

Je kan de naam van een artikel wijzigen door er gewoon op te klikken en dit dan te bewerken.

Volgorde van regels wijzigen​

Je kan de volgorde van de regels wijzigen door op het sleep icoontje (6 blokjes) links van de typekolom te klikken en dit te verslepen. De volgorde van de regels is ook de volgorde van de regels in het uiteindelijke document.

Bestanden​

In de tab bestanden kan je afbeeldingen en documenten toevoegen die relevant zijn voor deze offerte. Indien de offerte later wordt omgezet naar een order gaan deze documenten automatisch mee naar de order.

Momenteel is het niet mogelijk om meerdere bestanden tegelijkertijd te uploaden, hier wordt aan gewerkt.

Offerte Acties​

Zodra je offerte gereed is kunnen hier natuurlijk acties mee worden uitgevoerd. Door in het secundaire menu bovenaan op offerte acties te duwen krijg je een nieuw scherm met meer details.

  • Aan de linkerzijde vind je altijd een pdf weergave terug van de offerte tezamen met een download knop, het kan zijn dat je op sommige toestellen de pdf niet te zien krijgt, dit komt door ontbrekende ondersteuning voor het in app bekijken van pdf's op bepaalde toestellen. In dat geval druk je gewoon op download om de pdf's te bekijken.
  • De rechterzijde geeft een overzicht weer van alle mogelijk acties en de status en notities bij de offerte.

Margeberekening​

Indien je dit wenst (optioneel) kan je via de knop marge berekening inkoop prijzen toevoegen voor iedere lijn in de offerte, wanneer je dit doet, word er een totale marge berekend voor je offerte.

Margeberekening

Offerte Status​

De status van een offerte wordt automatisch door Leany aangepast wanneer een nieuwe status van toepassing is. Echter indien een offerte geweigerd is kan je de status hier manueel aanpassen naar geweigerd.

Notities​

Net zoals bij de klantfiche kan je voor een offerte interne notities maken, deze notities zijn zichtbaar voor alle gebruikers van Leany.

Offerte verzenden​

Voor het verzenden van een offerte wordt er enkel een pdf gemaild dit gaat niet via Peppol. Om een offerte te verzenden, selecteer de contactpersoon in het segment verzenden en duw op de knop verzenden. Je wordt omgeleid naar een nieuwe pagina waar je de e-mail kan opmaken, extra ontvangers kunt toevoegen en extra bijlages kunt bijvoegen. Leany houd automatisch rekening met de voorkeurstaal van de klant en zet de standaard e-mailtekst reeds voor je klaar in de correcte taal. Kijk alles even na alvorens te verzenden.

Offerte verzenden

Archiveren​

Een offerte archiveren betekent niet dat deze verwijderd wordt, Dit betekent enkel dat Leany geen automatische meldingen en notificaties meer genereert voor deze offerte. Daarnaast zal de offerte niet meer zichtbaar zijn in de lijst met openstaande offertes. Manueel archiveren is dus enkel nodig indien de offertes niet meer actief zijn, de offerte blijft gewoon bestaan ook al is hij gearchiveerd.

Offerte naar order​

Door op de knop offerte naar order te klikken, wordt er een nieuwe order aangemaakt op basis van de offerte. Je wordt na het klikken direct omgeleid naar de order.